Privacidad y
tratamiento de datos

En esta política explicamos qué datos personales recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes consultarlos, corregirlos o pedir que los borremos.

1. Responsable del tratamiento

La Fundación Utopía Animal (en adelante, «la Fundación») es responsable de los datos personales que se recogen a través de utopianimal.org y de sus canales de contacto (WhatsApp, Instagram y correo electrónico), tanto de Utopía Animal Vet como de Elim Refugio Animal, que son programas de la Fundación.

• Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
• Dirección: Cra. 52 # 2 Sur 60, Av. Guayabal, Medellín
• Teléfono y WhatsApp: +57 321 530 8188
• Correo: [email protected]

2. Marco legal

Esta política cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

3. Datos que recogemos

Solicitudes de adopción

• Identificación y contacto: nombre, cédula, edad, ocupación, teléfono, correo, dirección, ciudad, barrio y estrato.
• Hogar: tipo de vivienda y tenencia, número de adultos, edades de los niños (sin nombres), si todos están de acuerdo, alergias, planes de mudanza, otras mascotas y la seguridad del espacio (mallas, cerramiento, paseos).
• Motivación y planes ante situaciones como una dificultad económica, una enfermedad del animal o un viaje.
• Redes sociales y los datos de contacto de un familiar y de una referencia, si decides darlos.
• El video de tu hogar que nos envías por WhatsApp para evaluar la solicitud.

Postulaciones de voluntariado y hogar de paso

• Los mismos datos de identificación y contacto, las áreas en las que quieres ayudar, tu disponibilidad y experiencia y, si te postulas como hogar de paso, los datos del hogar y el video del espacio.

Citas y jornadas de Utopía Animal Vet

• Identificación y contacto del tutor: nombre, número de identificación, teléfono, correo y dirección.
• Datos de la mascota: nombre, especie, raza, sexo, color, edad, peso y el procedimiento solicitado.
• El valor del procedimiento, el pago de reserva y la hora asignada.

Conversaciones por WhatsApp

• Tu número y nombre de perfil, el texto de los mensajes que nos envías y los que te enviamos (incluidas las respuestas automáticas), con su fecha y hora.
• De las fotos, audios, videos y documentos guardamos solo el registro de que se enviaron; el archivo permanece en WhatsApp.

Animales adoptados y seguimiento

• Datos del animal (nombre, especie, sexo, fechas de adopción y de esterilización) y las notas de los seguimientos que hacemos después de la adopción.

Navegación en el sitio

• Datos de uso del sitio por medio de cookies y tecnologías similares (ver la sección 9).
• Una huella cifrada de la dirección IP, para evitar solicitudes duplicadas o automatizadas.

Datos de otras personas: si nos das los datos de un familiar o de una referencia, declaras que tienes su autorización para compartirlos con este fin. Datos sensibles: no los solicitamos. Te pedimos que en el video del hogar no aparezcan niños ni documentos.

4. Para qué usamos tus datos

• Evaluar tu solicitud de adopción o tu postulación de voluntariado o de hogar de paso y comunicarte la decisión.
• Comunicarnos contigo por WhatsApp, teléfono o correo durante el proceso, incluidas respuestas automáticas y recordatorios (por ejemplo, para pedirte el video del hogar).
• Hacer el seguimiento posterior a la adopción (a los 15, 30 y 90 días) y recordar el compromiso de esterilización del animal.
• Mantener una ficha única por persona que reúne, por número de teléfono, sus solicitudes, conversaciones, animales adoptados, tareas y notas del equipo, para darte una atención coherente y proteger el bienestar de los animales.
• Agendar y gestionar citas y consultas de Utopía Animal Vet, y las inscripciones a sus jornadas de esterilización y profilaxis (validar el pago de reserva y asignar la hora).
• Medir el funcionamiento del sitio y de nuestras campañas de difusión.
• Enviarte información sobre jornadas, campañas o bienestar animal, solo si lo autorizas expresamente.
• Cumplir obligaciones legales y contables.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales.

5. Herramientas automáticas e inteligencia artificial

• Evaluación de solicitudes: un modelo de inteligencia artificial lee las respuestas del formulario y propone un puntaje, señales a revisar y preguntas de seguimiento. Es solo una orientación: la decisión de aprobar o rechazar siempre la toma una persona del equipo.
• Asistente de WhatsApp: responde automáticamente preguntas frecuentes, indica el estado de tu solicitud y te pasa con una persona cuando lo pides o cuando no entiende tu mensaje.
• Recordatorios y cierre: si no recibimos el video del hogar, te escribimos a los 2 y a los 5 días; si a los 7 días no llega, la solicitud se cierra automáticamente. Puedes volver a escribirnos y el equipo puede reabrirla.

6. Con quién compartimos los datos

Usamos proveedores que tratan los datos por cuenta de la Fundación (encargados), solo para prestarnos su servicio. Algunos están fuera de Colombia, por lo que hay transmisión internacional de datos:

• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos): alojamiento del sitio, base de datos (incluida la historia clínica de los pacientes de la Vet), almacenamiento privado de los resultados de exámenes y el modelo de inteligencia artificial que apoya la evaluación y lee los resultados de laboratorio para saber a qué paciente corresponden.
• Meta Platforms (WhatsApp, Instagram y Facebook): mensajería por WhatsApp y medición de anuncios. Para medir los anuncios, Meta recibe correo, teléfono, nombre y ciudad cifrados (en un formato irreversible) cuando envías un formulario.
• Google LLC (Estados Unidos): Google Analytics y Google Ads, para medir el uso del sitio y de las campañas, Google Calendar, donde la Vet lleva la agenda de citas (con el nombre del tutor, su teléfono y los datos de la mascota), y Gmail, donde la Vet recibe los resultados que envían los laboratorios.
• Telegram: avisos y consultas internas del equipo. Solo se envían datos mínimos (nombre de pila con la inicial del apellido, número y estado de la solicitud), nunca teléfonos, direcciones ni documentos.

También podemos entregar datos a autoridades cuando una norma o una orden judicial lo exija.

7. Cuánto tiempo guardamos los datos

• Adopciones concretadas y su seguimiento: mientras viva el animal adoptado y hasta 5 años después, para el seguimiento de su bienestar y para detectar casos de abandono o reventa.
• Solicitudes de adopción o de voluntariado rechazadas: hasta 5 años después del rechazo, para tener en cuenta la evaluación si la misma persona vuelve a postularse.
• Solicitudes cerradas sin rechazo (por desistimiento, falta del video u otra razón): hasta 2 años después del cierre.
• Voluntarios y hogares de paso activos: mientras dure la colaboración y hasta 2 años después.
• Conversaciones de WhatsApp: hasta 2 años después del último mensaje.
• Información contable: el tiempo que exija la ley.

Cumplidos esos plazos, o si pides la supresión y no hay un deber legal de conservarlos, eliminamos tus datos o los anonimizamos: conservamos solo cifras generales (por ejemplo, cuántas adopciones hubo en un año) sin nada que permita identificarte.

8. Tus derechos

Como titular de tus datos personales, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu consulta o reclamo ante la Fundación.

9. Cookies y medición

El sitio usa Google Analytics (con el que también se miden las campañas de Google Ads) y el píxel de Meta para saber cómo se usa el sitio y medir los resultados de las campañas. No se usan en la intranet del equipo. También guarda en tu navegador preferencias técnicas, como el tema claro u oscuro. Puedes bloquear o borrar las cookies desde la configuración de tu navegador; el sitio seguirá funcionando.

10. Cómo hacer consultas y reclamos

Escríbenos por WhatsApp al +57 321 530 8188 o al correo [email protected] con tu nombre, tu número de identificación y lo que necesitas. El equipo administrativo de la Fundación atiende estas solicitudes.

• Consultas (conocer tus datos o cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): incluye la descripción de los hechos, tu dirección y los documentos que quieras hacer valer. Respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más con aviso previo. Si al reclamo le falta información, te la pediremos dentro de los 5 días siguientes.

11. Seguridad

El sitio funciona con conexión cifrada (HTTPS). Solo el equipo autorizado accede a la información, con usuario y contraseña. Los avisos automáticos que recibe el equipo en el celular no incluyen nombres ni teléfonos, y el asistente interno del equipo en Telegram solo responde a las personas autorizadas. Las conversaciones por WhatsApp tienen además el cifrado de esa plataforma.

12. Menores de edad

Los formularios de adopción y voluntariado son para mayores de 18 años. Solo preguntamos las edades de los niños que viven en el hogar, sin datos que los identifiquen. Si detectamos datos de un menor entregados sin autorización de su representante legal, los eliminamos.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 1 de octubre de 2026 y estará vigente mientras la Fundación realice el tratamiento de datos personales. Si la cambiamos de forma importante, lo informaremos en el sitio y en nuestras redes antes de aplicar el cambio. Al enviar un formulario guardamos qué versión de la política aceptaste.